Nên làm gì khi tổ chức sự kiện gặp sự cố là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm, đặc biệt là những người đang hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hoặc thực hiện tổ chức sự kiện cho các hoạt động của công ty. Trong bài viết sau đây chúng tôi sẽ đưa ra một số giải pháp để mọi người có thể sử dụng khi quá trình tổ chức sự kiện của mình gặp sự cố.
Phải bình tĩnh
Chắc chắn một điều là không bao giờ có chuyện một sự kiện khi lên kế hoạch tổ chức có thể hoàn hảo 100% so với dự định. Đặc biệt là những trường hợp sự cố phát sinh trong quá trình diễn ra là không thể lường trước được. Vì vậy, khi sự kiện có lỗi xảy ra thì điều đầu tiên mọi người cần phải thực hiện đó là phải giữ được sự bình tĩnh.
Là người vận hành chương trình, nếu khách hàng hoặc nhân viên nhìn thấy khuôn mặt lo lắng của bạn thì họ sẽ trở lên hoang mang, bất an từ đó khiến cho tình trạng còn trở nên tồi tệ hơn. Cùng với đó nếu bạn bị mất bình tĩnh thì những xử lý tiếp theo của bạn sẽ trở nên không chính xác và kém hiệu quả.
Kiểm soát vấn đề
Nếu bạn chính là người chịu trách nhiệm chính cho toàn bộ sự kiện diễn ra thì mọi người sẽ cần phải kiểm soát và nắm bắt toàn bộ quá trình vận hành sự kiện để nếu như có điều gì bất thường xảy ra bạn sẽ phải khắc phục một cách nhanh chóng , tránh để sự việc tuột mất khỏi tay của bạn. Đặc biệt bạn không được đùn đẩy trách nhiệm cho người khác khi sự việc xảy ra.
Chuẩn bị các phương án dự phòng
Một trong những điều bắt buộc phải có đối với bất kỳ một sự kiện nào đó chính là phải có phương án dự phòng trong trường hợp xảy ra bất trắc. Khi gặp phải sự cố về thiết bị sẽ cần phải có sự thay thế bằng các thiết bị liên quan hoặc phải luôn có sẵn máy tính và usb để sao lưu lại dữ liệu như vậy thì quá trình vận hành sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. 
Đào tạo nhân viên
Mọi người sẽ cần phải đào tạo cho các nhân viên của mình về cách xử lý những tình huống bất ngờ xảy đến trong quá trình diễn ra sự kiện. Một lưu ý đó chính là khi đào tạo nhân viên, ngoài việc hướng dẫn về các thiết bị điện, âm thanh, ánh sáng….thì còn phải yêu cầu nhân viên luôn đặt mục tiêu lợi ích của khách hàng lên hàng đầu. Bởi đối với bất kỳ một sự kiện nào thì khách hàng chính là ưu tiên hàng đầu để tạo ra trải nghiệm tuyệt vời nhất cho đối tượng này.
Dự đoán về các tình huống xảy ra
Khi lập kế hoạch triển khai cho sự kiện mọi người cũng cần phải lường trước đến các tình huống có thể xảy ra. Hãy dự đoán xem mức độ xảy ra sự cố đối với sự kiện là bao nhiêu và đưa ra các phương án dự phòng tối ưu nhất có thể. Khi bạn đã dự đoán chính xác về các trường hợp xấu xảy ra thì khi sự việc diễn ra mọi người sẽ có thể bình tĩnh đưa ra phương án xử lý chính xác nhất.
Có thể thấy được rằng với bất kỳ một dự kiện nào diễn ra cũng sẽ có các sự cố phát sinh ngoài mong muốn từ đó khiến cho toàn bộ sự kiện gặp phải vấn đề nghiêm trọng. Nếu mọi người có phương án dự phòng trước cho các tình huống này thì khi nó diễn ra cũng không cảm thấy bị hoảng loạn hay mất bình tĩnh xử lý.
Mọi người có thể tham khảo thêm một số các kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công từ các chuyên gia mà Bizfly đã chia sẻ đến quý độc giả theo nội dung bài viết sau: 7 kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công và hiệu quả cho doanh nghiệp
Nguồn tham khảo: Bizfly.vn
